Chính sách bảo mật thông tin

1. Mục đích và phạm vi thu thập dữ liệu

CÔNG TY TNHH NGUYEN KHAI TECH (sau đây gọi tắt là "NK Invoice", "Chúng tôi") hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và doanh nghiệp. Khi Khách hàng đăng ký và sử dụng phần mềm SaaS NK Invoice, chúng tôi thực hiện thu thập các nhóm dữ liệu sau:

• Dữ liệu định danh: Họ và tên, Số điện thoại, Địa chỉ email công việc, Chức vụ.
• Dữ liệu doanh nghiệp: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở, và các thông tin công khai hợp pháp khác.
• Dữ liệu hệ thống (Sinh ra trong quá trình sử dụng): Các tệp hóa đơn điện tử (định dạng XML, PDF, ZIP) được chuyển tiếp tới hệ thống của NK Invoice; nhật ký hệ thống (log files), địa chỉ IP, loại trình duyệt để phục vụ việc chẩn đoán lỗi và bảo mật.

Việc thu thập được thực hiện hoàn toàn minh bạch thông qua biểu mẫu đăng ký tự nguyện và sự đồng ý của Khách hàng khi thiết lập chuyển tiếp email hóa đơn.

2. Phạm vi sử dụng thông tin

Toàn bộ thông tin được thu thập chỉ được xử lý, sử dụng nội bộ nhằm phục vụ trực tiếp cho quá trình vận hành phần mềm NK Invoice. Cụ thể:

• Cung cấp dịch vụ lõi: Tự động bóc tách, trích xuất dữ liệu từ các file hóa đơn XML, dùng AI để đối chiếu thông tin và đánh giá rủi ro tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, xuất báo cáo chuẩn định dạng phần mềm kế toán (HTKK, MISA, FAST).
• Hỗ trợ khách hàng: Liên hệ giải quyết khiếu nại, hỗ trợ kỹ thuật, gửi thông báo cập nhật tính năng mới hoặc cảnh báo bảo mật.
• Nâng cấp hệ thống: Phân tích lưu lượng, hiệu năng nhằm tối ưu hóa tốc độ và độ chính xác của Engine bóc tách (Dữ liệu phân tích hoàn toàn được ẩn danh hóa).

3. Thời gian lưu trữ thông tin

Thời gian lưu trữ dữ liệu tuân thủ chặt chẽ theo quy định về kế toán và nhu cầu của Khách hàng:

• Dữ liệu hóa đơn, báo cáo được lưu trữ xuyên suốt trên nền tảng Cloud có độ khả dụng cao (99.9%) trong suốt thời gian Khách hàng duy trì gói cước (tối đa lên đến 10 năm theo chuẩn lưu trữ chứng từ kế toán, tùy thuộc vào gói dịch vụ đăng ký).
• Trong trường hợp Khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ hoặc có yêu cầu xóa bỏ tài khoản, dữ liệu sẽ được xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục sau 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.

4. Những người/tổ chức có thể tiếp cận thông tin

Nhằm đảm bảo an toàn tối đa, chỉ các thực thể sau đây mới có quyền tiếp cận giới hạn dữ liệu:

• Đội ngũ Kỹ thuật & CSKH nội bộ: Chỉ được phép tiếp cận khi có yêu cầu hỗ trợ lỗi trực tiếp bằng văn bản (email/ticket) từ phía Khách hàng. Quy trình áp dụng nguyên tắc Zero-Knowledge.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Trong trường hợp có yêu cầu bằng văn bản hợp pháp phục vụ mục đích thanh tra, điều tra theo đúng quy định của Pháp luật Việt Nam.

Dữ liệu được lưu trữ trên hạ tầng Cloud tiêu chuẩn quốc tế với cơ chế mã hóa AES-256 (cho dữ liệu lưu trữ - Data at rest) và TLS 1.3 (cho dữ liệu đường truyền - Data in transit).

5. Địa chỉ đơn vị thu thập và quản lý thông tin

Mọi hoạt động lưu trữ và quản lý hệ thống do NK Invoice chịu trách nhiệm hoàn toàn:

6. Phương thức tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu

Khách hàng đóng vai trò là "Chủ thể dữ liệu" và có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình trên NK Invoice:

• Tra cứu & Chỉnh sửa: Thông qua giao diện quản trị (Dashboard) bằng tài khoản đã được cấp, Khách hàng có thể chủ động cập nhật thông tin định danh, cấu hình công ty, hoặc xuất toàn bộ dữ liệu hóa đơn (Export) bất kỳ lúc nào.
• Quyền được lãng quên (Xóa dữ liệu): Khách hàng có quyền gửi yêu cầu xóa bỏ toàn bộ dữ liệu cá nhân, thông tin doanh nghiệp, và kho hóa đơn đã lưu trữ bằng cách gửi email xác nhận từ đại diện pháp luật tới contact@nguyen-khai.com. NK Invoice cam kết thực thi quy trình xóa dữ liệu sạch (Wipe-out) trong vòng 48 giờ làm việc kể từ lúc tiếp nhận yêu cầu hợp lệ.